Berdasarkan SE Direktur Nomor: 55/DIR/TU/2020 tentang Penyelenggaraan Kegiatan Akademik dan Kemahasiswaan dalam Tatanan Kenormalan Baru Politeknik Negeri Malang, UPT Perpustakaan Polinema dalam meningkatkan sistem pelayanan kepada para pemustaka khususnya mahasiswa maka diterapkan kebijakan layanan unggah mandiri. Secara formal layanan unggah mandiri mulai dilaksanakan pada Senin, 13 Juli 2020. Kebijakan tersebut diambil dalam rangka mempermudah proses bebas tanggungan. Hal tersebut juga mengingat bahwa semenjak masa pandemi Covid-19 mahasiswa melakukan seluruh kegiatan akademik secara online, otomatis intensitas kehadiran ke kampus sangatlah minim. Terhitung sejak diberlakukannya New Normal sesuai himbauan Direktur Polinema, mengenai layanan kegiatan dikampus yang salah satunya sistem pelayanan perpustakaan, pihak perpustakaan mempermudah mahasiswa yang mengurus bebas tanggungan dengan menyerahkan file Tugas Akhir secara online, artinya disini mahasiswa tidak harus datang dan antri ketika menyerahkan file tersebut cukup dari rumah masing-masing mereka dapat melakukan unggah mandiri file Tugas Akhir tersebut.

Pelaksanaan implementasi unggah mandiri tersebut pihak perpustakaan tentunya tidak mengambil keputusan secara langsung tanpa pertimbangan dan sepihak. Pertama dilakukaan koordinasi internal antar staf perpustakaan terkait bagaimana penyusunan kebijakan layanan dan teknis operasional pelaksanaan. Proses kordnasi internal melibatkan para pustakawan maupun tenaga administrasi perpustakaan karena layanan unggah mandiri Tugas Akhir mahasiswa berhubungan dengan pengelolaan repository yang merupakan tanggung jawab para pustakawan dan staf administrasi terkait dengan bebas peminjaman bahan koleksi mahasiswa di perpustakaan. Setelah pihak internal kemudian pihak perpustakaan melakukan koordinasi dengan pihak eksternal perpustakaan yang meliputi pimpinan institusi khususnya WD 1 (Wakil Direktur) selaku pimpinan bidang akademik yang membawah i UPT Perpustakaan Polinema, bagian akademik yang mengurusi bagian kemahasiswaan dan jurusan. Setelah proses diskusi dan menemukan kesepakatan baik internal dan eksternal baru pihak UPT Perpustakaan Polinema memberikan pengumuman kepada para mahasiswa dengan berkoordinasi dengan pihak jurusan dan melakukan sosialisasi terkait mekanisme alur dan prosedur dalam pemanfaatan layanan mandiri Tugas Akhir tersebut. (Niz)