Pembuatan Aplikasi Temu Kembali Arsip Berbasis Microsoft Excel Visual Basic for Applications di Dinas Perpustakaan Umum dan Arsip Daerah Kota Malang

Dinas Perpustakaan Umum dan Arsip Daerah Kota Malang merupakan Perangkat Daerah yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang perpustakaan dan kearsipan. Kendala utama yang ditemukan adalah lamanya waktu yang dibutuhkan untuk penelusuran arsip karena sistem yang digunakan masih manual. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk merancang aplikasi yang dapat mempercepat proses penelusuran arsip, meminimalkan kesalahan input, dan meningkatkan pengelolaan surat masuk dan surat keluar di Dinas Perpustakaan Umum dan Arsip Daerah (DISPUSSIPDA Malang). Penelitian ini menggunakan metodologi penelitian tindakan yang terdiri dari satu siklus: perencanaan, tindakan, observasi, dan refleksi. Data dikumpulkan melalui observasi, wawancara, dokumentasi, dan kuesioner. Subjek penelitian adalah arsiparis DISPUSSIPDA, sedangkan objeknya adalah aplikasi pengelolaan arsip berbasis Excel VBA. Aplikasi dievaluasi menggunakan metrik waktu pengambilan arsip dan pengujian kegunaan berdasarkan lima atribut kegunaan Nielsen. Hasilnya menunjukkan bahwa aplikasi tersebut mengurangi waktu input arsip dari 8 hingga 10 menit menjadi sekitar 5 hingga 7 menit, sehingga meningkatkan efisiensi pengambilan secara signifikan. Pengujian kegunaan menunjukkan peringkat “Sangat Tinggi” di semua aspek yang dievaluasi. Fitur-fitur seperti formulir input, alat pencarian, dan pembuatan laporan dianggap efektif dan sesuai dengan kebutuhan pengguna. Kesimpulannya, aplikasi berbasis Excel VBA menyediakan solusi praktis dan efisien untuk manajemen arsip aktif. Penelitian di masa mendatang dapat menjajaki kemungkinan untuk memperluas aplikasi agar mencakup arsip yang tidak aktif dan mengintegrasikannya secara lebih luas dengan sistem.